Since 2001.9.18
メールの書き方
Outlook Express 5 for Windows
初心者の陥りがちな落とし穴をここに一望
メールのやり取りに不安のある方はご一読を
１．メールは原則としてテキスト形式で
| 操作 ［ツール］－［オプション］－［送信］の順にクリック。 「メール送信の形式」の［テキスト形式］をクリックし、[ＯＫ］をクリック。 メールにはＨＴＭＬ形式とテキスト形式がありますが、テキスト形式でやりとりするのが一般的です。特にメーリングリスト（多人数でメールをやりとりするシステム）では大抵ＨＴＭＬ形式のメールを送ることは禁じられています。 ＨＴＭＬ形式とは、文字の色や大きさを自由に設定したり画像を埋めこんだりできるものですが、この形式に対応していないメールソフトもあるため、実際に使われることはまれです。 |
２．適度に改行を
| 電子メールを書く時は、１行１行[Enter]キー（または[Return]キー）を押して改行せねばなりません。 １行あたりの字数は書く人にもよるし、メールの長さにもよります。 改行のし方も、全ての行をピッタリ同じ字数で改行する人（＝私）もいれば、適当な文節で区切ってバラバラの字数で改行する人もいます。 また、アウトルックエクスプレスには一定の字数で自動的に改行してくれる機能もあります。 操作 ［ツール］－［オプション］－［送信］の順にクリック。 「メール送信の形式」の段の［テキスト形式の設定］をクリック。 「送信時に自動的に文字列を折り返す」の欄の数字を入力し[ＯＫ］をクリック。 もう一度［ＯＫ］をクリック。 「送信時に自動的に文字列を折り返す」の欄の数字の初期値は76（だったかな）になっていますが、私は66（全角だと33字）にしています。特別な理由はありませんが、個人的に最も読みやすいと感じる字数だからです。 |
３．引用する時は１行の字数に注意
| メールの返事を書く時によく使うのが「引用」の機能です。 例 > 先日はありがとうございました。 > とってもありがとうございました。 > ホントにホントにありがとうございました。 苦しゅうない。 このように相手のメールの文章に「>」などの記号を付けて引用し、その下にコメントするという書き方がよくされます。手書きの手紙ではできない便利な機能と言えます。 引用するための設定は以下の手順で行います。 操作 ［ツール］－［オプション］－［送信］の順にクリック。 「送信」の「返信に元のメッセージを含める」をチェック。 「メール送信の形式」の段の［テキスト形式の設定］をクリック。 「返信や転送をする場合、元のテキストをインデントする」をチェック。 ［ＯＫ］をクリック。 引用の機能を使う時に注意しなければならないのは、２で設定した１行字数です。 これが受け取ったメールの１行字数よりも多く設定されていないと、送信時に引用部が次のような見苦しい状態になってしまいます。 > アイウエオアイウエオアイウエオアイウエオアイウエオアイウ エオ > カキクケコカキクケコカキクケコカキクケコカキクケコカキク ケコ > サシスセソサシスセソサシスセソサシスセソサシスセソサシス セソ このようなことにならないよう、引用機能を使って返事を書く時は、１行の字数を多めに設定しておく必要があります。私はこういう時は字数を多めに設定し、自分のコメントは毎行適当な文字数（例えば全角で33文字）で手動で改行しています。また、引用機能を使う使わないに関わらず、字数を常に最大値（132）に設定しておくという方法もあります。 いずれにしてもメールを書き上げたら、即送信せずに一旦オフラインの状態で送信トレイに入れて見直すことをお勧めします。 また、過剰な引用はよい印象を与えません。引用は必要最小限にとどめるべきです。１行１行引用して、いちいち相槌を打ったりする必要もありません。 |
４．署名機能を使う
| メールの末尾には自分の本名とメールアドレスを記すのが一般的です。 これには署名機能を使うと便利です。 操作（署名の設定） ［ツール］－［オプション］－［署名］－［作成］をクリック。 「署名の編集」の「テキスト」の欄に本名、メールアドレスなどを記入。 ※他にハンドル名、ホームページアドレスなど自由に記入できます。 ［ＯＫ］をクリック。 例 ――――――――――――― 署 名 太 郎 kojikato@pop17.odn.ne.jp ――――――――――――― 操作（署名の挿入） ［新しいメール］をクリック。 メールを書き、本文の末尾をクリック。 ［署名の挿入］をクリック。 尚、私はテキストエディタで署名を作成し、ファイルを指定する方法で設定しています。署名は何種類も設定することができます。 また、旧来の手紙では自分の名前は右に寄せて書きますが、電子メールでは左に寄せて書くのが一般的です。 ちなみに私は無記名メールを出した前科があります。 |
５．表示フォント（書体）はＭＳ明朝またはＭＳゴシックに
| 初期設定はＭＳＰゴシックになっています。 これは文字によって幅がバラバラな書体で、あまり読みやすいとは言えません。 以下の操作でＭＳ明朝かＭＳゴシックに変更することをお勧めします。 私はＭＳ明朝にしています。 操作 ［ツール］－［オプション］－［読み取り］－［フォント］をクリック。 「プロポーショナルフォント」をＭＳ明朝またはＭＳゴシックに設定。 ［ＯＫ］－［ＯＫ］をクリック。 |
６．半角カナ、機種依存文字は使わない
| ウィンドウズの丸数字やローマ数字など、一部の文字は他の機種では表示されないので、ネット上で使用するのは避けて下さい。 使ってはいけない文字の例 ①②③ⅠⅡⅢ㈱㈲№ また、半角カナは機種に関係なく文字化けすることがあるので、仮名文字ハ必ズ全角ニシテ下サイ。 |
７．件名欄には何かしら記入する
| 電子メール特有のマナーのひとつに件名の記入があります。 具体的な用件のある時は「○○について」「○○のお願い」などと記入します。 特別な用事でないメールの場合でも「こんにちは」「はじめまして」「ありがとうございました」「牧羊ヒヒ」など、内容はなくても件名欄に何かしら記入するよう心掛けて下さい。空欄ではいかにも適当に書きましたという印象を与えてしまいます。 旧来の手紙を書く上でのマナーを守りさえすれば電子メールでも概ね通用するので、ソフトの基本的な使い方さえ心得ていれば相手を不快にさせる心配はありません。 信じられないことに「はじめまして」の挨拶もなしにいきなり用件を書いただけのメールを寄越す人が存外多いのです。そういった手合いには注意する気にもなりません。 |
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